Elegir entre distintas empresas de merchandising puede parecer relativamente sencillo cuando el punto de partida es un catálogo lleno de productos y un presupuesto por unidad. Sin embargo, cuando una empresa necesita 500, 1.000 o varios miles de artículos personalizados, la decisión empieza a ser bastante más compleja. El producto importa, por supuesto, pero también los plazos, la técnica de personalización, la disponibilidad real, el control de calidad y la capacidad del proveedor para responder si surge algún problema.
La diferencia entre un buen pedido de merchandising y uno que termina generando complicaciones muchas veces no está en el objeto elegido. Está en todo lo que sucede desde que se solicita el presupuesto hasta que las cajas llegan a su destino.
Por eso, antes de comparar únicamente precios, conviene saber qué debemos pedirle a una empresa de merchandising y qué preguntas merece la pena hacer antes de confirmar un pedido.
El sector del merchandising ofrece hoy miles de posibilidades. Bolígrafos, botellas, mochilas, bolsas, textiles, accesorios tecnológicos, productos para viajar, artículos para oficina o propuestas fabricadas con materiales reciclados compiten por entrar en las campañas de las empresas.
Tener muchas opciones es positivo, pero también puede complicar la decisión. Una buena empresa de merchandising no debería limitarse a entregar un catálogo y esperar que el cliente encuentre por sí solo el producto adecuado.
Antes de recomendar un artículo debería conocer para qué se va a utilizar, quién lo recibirá, cuántas unidades son necesarias, qué presupuesto existe y cuándo debe estar disponible. No necesita el mismo producto una compañía que prepara un welcome pack para veinte nuevos empleados que otra que necesita 3.000 unidades para repartir durante un congreso.
La capacidad de seleccionar entre miles de referencias puede resultar, por tanto, tan importante como disponer de ellas.
Es lógico comparar presupuestos. Especialmente cuando hablamos de pedidos grandes, unos céntimos de diferencia por unidad pueden representar una cantidad considerable.
El problema aparece cuando el precio se convierte en el único criterio.
Dos productos aparentemente iguales pueden utilizar materiales diferentes, tener acabados distintos o responder de manera muy diferente después de unos meses de uso. Lo mismo ocurre con la personalización: un logotipo que se deteriora rápidamente puede convertir un artículo económico en una mala inversión.
También conviene comprobar qué incluye exactamente cada presupuesto. Preparación de diseños, costes de impresión, transporte, embalaje individual o determinados acabados pueden aparecer como conceptos independientes.
Por eso, al comparar empresas de merchandising, resulta mucho más útil analizar el coste completo del pedido que quedarse únicamente con el precio que aparece junto a cada unidad.
Una cosa es visualizar un logotipo sobre una plantilla digital y otra bastante distinta verlo aplicado sobre el producto real.
El tamaño, la posición y la técnica de personalización pueden transformar por completo el resultado. Incluso el mismo color corporativo puede comportarse de manera diferente dependiendo del material sobre el que se imprima.
Por eso es importante conocer cómo será el proceso de aprobación antes de fabricar el pedido completo. Una prueba digital permite comprobar proporciones y ubicación, mientras que en determinados proyectos puede ser conveniente valorar una muestra física.
Este paso adquiere todavía más importancia cuando el diseño contiene colores corporativos muy definidos o cuando el artículo tiene un valor elevado. Detectar un problema antes de producir 2.000 unidades siempre será más sencillo que intentar resolverlo después.
Serigrafía, tampografía, grabado láser, bordado, impresión digital o transfer no son simplemente distintas maneras de colocar un logotipo. Cada técnica ofrece acabados, resistencia y posibilidades diferentes.
El producto condiciona buena parte de la elección, pero también debería hacerlo el uso previsto.
En una botella metálica, por ejemplo, un grabado puede proporcionar un resultado muy diferente al de una impresión a color. En una prenda textil habrá que valorar el diseño, el tejido y la superficie que se quiere personalizar. En otros productos, determinadas técnicas permiten reproducir fotografías, degradados o diseños mucho más complejos.
Las empresas de merchandising deberían ser capaces de explicar estas diferencias y recomendar una solución teniendo en cuenta el resultado que busca el cliente, no únicamente la opción más sencilla de producir.
Este es uno de los aspectos que más fácilmente se pasan por alto.
Encontrar el producto perfecto no sirve de mucho si las unidades necesarias no están disponibles cuando llega el momento de realizar el pedido. Cuanto mayor sea la cantidad, más importante resulta confirmar existencias y plazos.
Además, la disponibilidad no afecta únicamente al modelo. Puede ocurrir que existan suficientes unidades del producto, pero no del color corporativo elegido.
Cuando hay una fecha inamovible —una feria, un congreso, una convención o una campaña de Navidad— esta comprobación debería realizarse antes de cerrar la decisión.
También conviene preguntar qué alternativas existen si el stock cambia durante el proceso. Contar con una segunda opción previamente valorada puede evitar decisiones precipitadas cuando el calendario ya juega en contra.
Cuando una empresa pregunta cuánto tarda un pedido personalizado, es fácil pensar únicamente en los días de producción. Sin embargo, antes y después ocurren varias cosas.
Hay que seleccionar el producto, comprobar existencias, preparar el diseño, aprobarlo, fabricar o personalizar las unidades, realizar los controles correspondientes, preparar el envío y transportarlo hasta el destino.
Si además hablamos de una campaña con entregas individuales a empleados o clientes, aparece una fase logística adicional.
Por eso es recomendable trabajar hacia atrás desde la fecha en la que realmente necesitamos tener el producto. Las empresas de merchandising con experiencia deberían ayudar a establecer ese calendario y, sobre todo, advertir cuando un plazo empieza a ser demasiado ajustado.
Es una pregunta poco agradable, pero merece la pena hacerla antes de contratar.
En cualquier producción de cientos o miles de unidades pueden aparecer incidencias. Una impresión incorrecta, unidades dañadas durante el transporte, diferencias respecto al diseño aprobado o una cantidad que no coincide con la solicitada son situaciones que deben tener una respuesta prevista.
Lo importante no es únicamente que un proveedor prometa que todo saldrá bien, sino saber qué procedimiento seguirá si algo no sale bien.
Quién revisa la incidencia, cómo se documenta, qué solución se ofrece y en qué plazo son cuestiones especialmente relevantes cuando los productos están destinados a un evento con una fecha que no puede modificarse.
La capacidad de respuesta forma parte del servicio tanto como el propio catálogo.
Cuanto mayor es el volumen, mayor es también el impacto de un error.
No es lo mismo detectar cinco bolígrafos defectuosos en un pedido de cincuenta unidades que descubrir una personalización incorrecta cuando ya se han producido varios miles.
El control de calidad debería abarcar tanto el producto como la personalización. También resulta importante comprobar el embalaje y las cantidades antes de que el pedido salga hacia su destino.
Cuando se trabaja con productos destinados a diferentes delegaciones, oficinas o eventos, además, una buena planificación logística puede evitar tener que recibir primero todo el pedido en una única sede para después volver a distribuirlo.
Es uno de esos servicios que apenas se perciben cuando funcionan bien, pero que adquieren enorme importancia cuando fallan.
La demanda de productos promocionales con criterios ambientales ha aumentado y, con ella, también la cantidad de términos utilizados para describirlos. Reciclado, reciclable, reutilizable, RPET, algodón reciclado o materiales certificados aparecen cada vez con mayor frecuencia en los catálogos.
Si la sostenibilidad forma parte de los criterios de compra de una compañía, una empresa de merchandising debería poder aportar información suficiente para valorar esas características.
No se trata simplemente de encontrar productos de aspecto natural. La composición, la procedencia de determinados materiales, las certificaciones disponibles, la durabilidad o incluso la cantidad que vamos a producir pueden ser más relevantes que la estética.
Además, el producto debe seguir teniendo sentido para quien lo recibe. Fabricar miles de artículos que terminarán guardados en un cajón difícilmente se convierte en una buena decisión por utilizar un material reciclado.
Hay una señal especialmente útil para valorar a un proveedor: las preguntas que hace.
Si la conversación comienza directamente por “¿cuántas unidades quieres?”, probablemente falta información. Antes debería interesar saber qué objetivo tiene la acción, quién recibirá el producto, en qué contexto se entregará, qué presupuesto existe, qué valores quiere transmitir la marca y durante cuánto tiempo esperamos que se utilice.
Esas respuestas pueden cambiar por completo la recomendación.
Para una feria profesional puede ser prioritario que el artículo sea ligero y fácil de transportar. Para un regalo destinado a clientes estratégicos quizá tenga más sentido reducir la cantidad y aumentar la calidad. En un welcome pack para empleados, en cambio, interesa pensar en objetos que realmente formen parte de su día a día.
El mejor producto promocional no es universal. Depende del contexto.
Hay pedidos relativamente fáciles de gestionar: un único producto, una personalización sencilla, pocas unidades y tiempo suficiente.
Otros incorporan varias referencias, diferentes diseños, miles de unidades, entregas en varias direcciones o fechas que no pueden retrasarse. En esos casos, la experiencia de las empresas de merchandising adquiere mucho más peso.
Conviene preguntar por proyectos similares, capacidades de producción y logística, así como por la forma en la que se realiza el seguimiento del pedido. No porque todos los proyectos vayan a tener problemas, sino porque cuando aparecen imprevistos es importante que alguien sepa cómo resolverlos.
En merchandising, una parte importante del trabajo ocurre precisamente en aquello que el destinatario final nunca llega a ver.
No hace falta convertir la contratación en una auditoría, pero sí disponer de información suficiente para comparar propuestas en igualdad de condiciones.
Antes de confirmar un pedido conviene conocer la disponibilidad real del producto y del color elegido, qué técnica de personalización se utilizará, cómo se aprobará el diseño, cuáles son los plazos de producción y transporte y qué conceptos están incluidos en el presupuesto.
También merece la pena preguntar por las cantidades mínimas, las posibles variaciones entre unidades, los controles de calidad, las condiciones ante una incidencia y las opciones de entrega cuando existen varios destinos.
Con esas respuestas resulta mucho más fácil distinguir entre dos presupuestos que, sobre el papel, podían parecer prácticamente iguales.
Un buen artículo promocional puede permanecer meses o incluso años junto a la persona que lo recibe. Una botella que viaja cada día a la oficina, una mochila utilizada durante años o un bolígrafo que pasa de una persona a otra convierten una inversión relativamente pequeña en numerosos contactos con la marca.
Pero para llegar a ese resultado hay muchas decisiones previas.
Elegir entre distintas empresas de merchandising implica valorar producto, personalización, asesoramiento, plazos, control de calidad y capacidad de respuesta. El precio seguirá siendo importante, pero adquiere sentido cuando se analiza junto al resto del servicio.
Al final, el objetivo no debería ser conseguir miles de objetos con un logotipo al menor precio posible. Debería ser conseguir productos que lleguen a tiempo, representen correctamente a la empresa y, sobre todo, merezcan la pena conservar.
Obsequio & Detalles
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